Event Management (कार्यक्रम प्रबंधन)

यूनिट 2 – कार्यक्रम प्रबंधन (Unit 2 – Event Management)

 

यूनिट 2 – कार्यक्रम प्रबंधन (Unit 2 – Event Management)
2.1	कार्यक्रम प्रबंधन का अर्थ एवं अवधारणा (Meaning and Concept of Event Management)
2.2	खेल आयोजनों का नियोजन एवं प्रबंधन (Planning and Management of Sports Events)
2.3	खेल आयोजन प्रबंधक की भूमिका (Role of Sports Event Manager)
2.4	कार्यक्रम प्रबंधन के चरण (Steps in Event Management)
2.5	नियोजन / योजना (Planning)
2.6	कार्य निष्पादन / क्रियान्वयन (Execution)

2.1 कार्यक्रम प्रबंधन का अर्थ एवं अवधारणा

(Meaning and Concept of Event Management)

प्रत्येक मनुष्य, संगठन अथवा संस्थान के जीवन काल में अनेक ऐसे अवसर आते हैं जब वह किसी विशेष कारणों से कुछ विशेष प्रकार के कार्यक्रमों का आयोजन करता है। किसी व्यक्ति का जन्म दिवस, संस्थान का स्थापना दिवस, किसी विशेष घटना की वर्षगांठ, किसी उपलब्धि पर हर्ष उल्लास को व्यक्त करना, कोई त्यौहार या उत्सव मनाना आदि कार्यक्रमों (Events) के उदाहरण हैं जो कि सामान्य जीवन में अक्सर देखने को मिलते रहते हैं।

खेल एवं शारीरिक शिक्षा के क्षेत्र में किसी प्रतियोगिता का आयोजन, वार्षिक खेल प्रतियोगिताएं, राष्ट्रीय खेल दिवस, एथलेटिक मीट, विशिष्ट खिलाड़ियों का सम्मान समारोह आदि कुछ खेल कार्यक्रमों अथवा आयोजनों (Sports Events) के उदाहरण हैं।

फीफा वर्ल्ड कप, क्रिकेट वर्ल्ड कप, ओलंपिक, एशियाई खेल, राष्ट्रमंडल खेल कुछ विशेष प्रकार के अंतरराष्ट्रीय खेल आयोजन (Sports Events) हैं जिन्हें विश्व भर के लोग देखते हैं और आनंदित होते हैं। 

कार्यक्रम की परिभाषा (Event)

किसी विशेष अवसर पर विशेष उद्देश्य हेतु आयोजित किए जाने वाले कार्यक्रम जिनमें कार्यक्रम का स्थान, कार्यक्रम की रूपरेखा, बजट, आमंत्रित अतिथि तथा कार्यक्रम की अवधि पूर्व निर्धारित होती है, कार्यक्रम अथवा आयोजन (Event) कहलाते हैं।

इवेंट प्रबंधन की निम्नलिखित विशेषताएं होती हैं (Features of Event Management)

 

• रचनात्मक प्रक्रिया (Creative Process)– इवेंट प्रबंधन एक रचनात्मक प्रक्रिया है जिसमें संगठन के विभिन्न अंगों के कार्यों में समन्वय स्थापित करते हुए लक्ष्य एवं उद्देश्य प्राप्ति हेतु कार्य किया जाता है 
• पूर्व निर्धारित लक्ष्य एवं उद्देश्य (Pre Defined Aims & Objectives) – इवेंट प्रबंधन के लक्ष्य एवं उद्देश्य पूर्व निर्धारित होते हैं और प्रबंधन की प्रत्येक गतिविधि उन लक्ष्य को प्राप्त करने पर केंद्रित होती है
• नियोजन एवं नियंत्रण (Well Planned & Controlled) – अच्छी इवेंट प्रबंधन हेतु योजना और नियंत्रण आवश्यक अंग है जिसमें इवेंट से पूर्व ही संपूर्ण कार्य की रूपरेखा बनाई जाती है और कार्यों का विभाजन कर दिया जाता है। कार्यक्रम के दौरान इवेंट प्रबंधन के कार्यो की देखरेख एवं नियंत्रण का भी प्रावधान रखा जाता है
• समीक्षा एवं मूल्यांकन (Analysis & Evaluation)– इवेंट संपन्न हो जाने के बाद कार्यक्रम की समीक्षा एवं मूल्यांकन किया जाता है जिसका उद्देश्य वर्तमान इवेंट की मजबूत एवं कमजोर पक्षों को चिन्हित किया जाता है तथा भविष्य की इवेंट हेतु सुधारात्मक उपायों को कार्य सूची में शामिल किया जाता है।

कार्यक्रमों के प्रकार (Types of Events)

• खेल कार्यक्रम 

• पारिवारिक कार्यक्रम 

• प्रदर्शनी 

• संस्कृति कला एवं मनोरंजन के कार्यक्रम 

• धन एकत्रीकरण चैरिटी शो 

• लाइव शो

विभिन्न प्रकार के खेल कार्यक्रम (Various Types Of Sports Events)

• वृहद स्तर के खेल आयोजन अथवा मेगा इवेंट (Mega Events) -ओलंपिक खेल, एशियाई खेल, राष्ट्रमंडल खेल, विश्व कप, IPL प्रतियोगिताएं आदि

• संस्थानिक खेल प्रतियोगिताएं- जैसे इंट्राम्यूरल, वार्षिक खेल प्रतियोगिताएं, अंतर कक्षा या विभागीय खेल, अंतर विश्वविद्यालयी प्रतियोगिताएं

• दिव्यांग लोगों के लिए खेल प्रतियोगिताएं (Para Games)– इनमें शारीरिक रूप से दिव्यांग अथवा विशेष रूप से  सक्षम (differently abled) लोगों के लिए उनकी आयु एवं शारीरिक क्षमता के अनुसार खेल प्रतियोगिताएं कराई जाती है

• खिलाड़ियों का सम्मान समारोह – भारत के उत्कृष्ट खिलाड़ियों को राष्ट्रीय खेल दिवस (29 अगस्त) को राष्ट्रपति द्वारा राष्ट्रीय खेल पुरस्कार (अर्जुन पुरस्कार द्रोणाचार्य पुरस्कार मेजर ध्यानचंद खेल रत्न पुरस्कार आदि) प्रदान किए जाते हैं। यह सम्मान समारोह राष्ट्रपति भवन में आयोजित किया जाता है।

• स्थानीय स्तर की खेल प्रतियोगिताएं– विभिन्न खेलों की जिला अथवा राज्य स्तर पर सीजनल टूर्नामेंट एवं लीग प्रतियोगिताएं 

• • चैरिटी मैच अथवा चैरिटी शो (Charity Match)- इनमें प्रसिद्ध खिलाड़ियों द्वारा कुछ विशेष उद्देश्य अथवा गरीब खिलाड़ियों की आर्थिक मदद करने के लिए धन एकत्रित करने के उद्देश्य से चैरिटी मैच या चैरिटी शो आयोजित कराए जाते हैं।

  • यूथ फेस्टिवल – युवाओं को खेल एवं स्वास्थ्य के प्रति जागरूक करने के उद्देश्य से यूथ फेस्टिवल एवं कल्चरल इवेंट आयोजित कराए जाते हैं

• विभिन्न प्रकार के राष्ट्रीय एवं अंतर्राष्ट्रीय दिवस – खेल शारीरिक शिक्षा एवं संस्कृति से जुड़े हुए अनेक राष्ट्रीय एवं अंतर्राष्ट्रीय दिवस महत्व की दिवस है जोकि समारोह पूर्वक धूमधाम से मनाए जाते हैं जैसे अंतर्राष्ट्रीय योग दिवस (21 जून), ओलंपिक दिवस (23 जून), राष्ट्रीय खेल दिवस (29 अगस्त), राष्ट्रीय युवा दिवस (12 जनवरी), अंतर्राष्ट्रीय नशा मुक्ति दिवस (26 जून)

2.2 खेल आयोजनों का नियोजन एवं प्रबंधन

(Planning and Management of Sports Events) – 

अच्छे नियोजन के महत्व को बेंजामिन फ्रैंकलिन के कथन “By failing to plan, you are preparing to fail” से भी समझा जा सकता है जिसका अर्थ है “योजना बनाने में विफल रहने का मतलब है कि, आप असफल होने की तैयारी कर रहे हैं”।

योजना बनाना अथवा नियोजन खेल प्रबंधन का प्रारंभिक एवं सबसे महत्वपूर्ण कार्य है। जिसमें पूर्व निर्धारित लक्ष्य और उद्देश्यों को प्राप्त करने हेतु रूपरेखा तैयार की जाती है। कार्यक्रम आयोजन की योजना बनाते समय प्रबंधक अपने उपलब्ध भौतिक, आर्थिक और मानवीय संसाधनों के अनुसार योजना बनाते हैं तथा अच्छे नियोजन से वे इनका इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करते हैं। कार्यक्रम नियोजन में कार्यक्रम के दौरान होने वाली संभावित अप्रत्याशित घटनाओं से निपटने के तरीकों को भी ध्यान में रखा जाता है। 

इवेंट प्रबंधन का महत्व

1. इवेंट की सफलता के लिए टीम उत्साहित एवं मानसिक रूप से तैयार रहती है

2. समय, धन और संसाधनों का उचित प्रयोग सुनिश्चित होता है

3. कार्यक्रम निर्विघ्न, सुरक्षित एवं सुचारु रुप से संपन्न होता है

4. इवेंट की सफलता से संस्थान अथवा आयोजकों की छवि बढ़ती है

5. टीम भावना विकसित होती है

6. इवेंट प्रबंधन में कैरियर बनाने के पर्याप्त अवसर मिलते हैं 

2.3 खेल आयोजन प्रबंधक की भूमिका / दायित्व  

(Role / Responsibility of Sports Event Manager)

 

 2.4 कार्यक्रम प्रबंधन के चरण (Steps in Event Management)

कार्यक्रम प्रबंधन एवं प्रबंधक के दायित्व के मुख्य रूप से 3 चरण होते हैं जो कि निम्नवत है

1- नियोजन – Planning            (कार्यक्रम से पूर्व –  Before the Event)      

2- कार्य निष्पादन – Execution (कार्यक्रम के दौरान – During the Event)      

3- मूल्यांकन – Evaluation       (कार्यक्रम के उपरांत – After the Event)

किसी भी खेल आयोजन की सफलता उसके प्रबंधक की क्षमता पर निर्भर होती है। खेल आयोजन छोटे या बड़े स्तर के मैच टूर्नामेंट अथवा बड़े स्तर की प्रतियोगिताएं जैसे ओलंपिक, कॉमन वेल्थ गेम्स, एशियाई खेल या राष्ट्रीय खेल आदि हो सकते हैं।

खेल आयोजन प्रबंधक की भूमिका बहुत महत्वपूर्ण एवं व्यापक होती है। प्रबंधक एक समन्वयक की भूमिका निभाता है जोकि उपलब्ध धन, भौतिक संसाधन एवं मानवीय संसाधनों के बीच में सही संयोजन बनाते हुए कार्यक्रम आयोजन की सफलता को सुनिश्चित करता है।

खेल प्रबंधक की भूमिका सबसे महत्वपूर्ण होती है, वह पूरे कार्यक्रम का नीति निर्देशक एवं पर्यवेक्षक (सुपरवाइजर) होता है। खेल प्रबंधक वह व्यक्ति होता है जिसके पास कार्यक्रम आयोजन के स्तर एवं उसके लिए उपलब्ध समस्त संसाधनों की पूर्ण जानकारी होती है। खेल आयोजन को सफल बनाने में खेल प्रबंधक की भूमिका अथवा दायित्व के तीन चरण होते हैं जो कि निम्न हैं

1 -कार्यक्रम से पूर्व (Before the Event)  –  Planning

2- कार्यक्रम के दौरान (During the Event) –  Execution  

3- कार्यक्रम पूर्ण हो जाने के बाद (After the Event) –  Evaluation

कार्यक्रम से पूर्व के दायित्व (Duties Before the Event)

1- खेल कार्यक्रम आयोजन की कार्य योजना बनाना (Planning)  – जिसमें प्रबंधक आवश्यक कार्यों हेतु विशेषज्ञों की समितियां अथवा टीम गठित करता है जो कि कार्यक्रम हेतु समस्त आवश्यकताओं को चिन्हित करती है तथा उपलब्ध संसाधनों एवं बजट के अनुसार समस्त संभावित कार्यों, समस्याओं तथा उनके समाधानों के सुझाव एवं प्रस्ताव देती है।

2- कार्यक्रम स्थल का चयन करना (Selection of Venue) – कार्यक्रम के स्तर तथा कार्यक्रम में आने वाले आगंतुक और दर्शकों की संभावित संख्या के अनुसार कार्यक्रम स्थल का चुनाव किया जाता है।

3- कार्यक्रम आयोजन से संबंधित समस्त सरकारी एवं पुलिस व प्रशासनिक अनुमति एवं अनापत्ति प्रमाणपत्र प्राप्त करना।

4- कार्यक्रम स्थल पर प्रतिभागियों की आवास एवं भोजन व्यवस्था करना तथा आगंतुकों और दर्शकों की सुरक्षा संबंधित व्यवस्थाओं को सुनिश्चित करना।

5- कार्यक्रम आयोजन का प्रचार, प्रसार, विज्ञापन, आमंत्रण, पास वितरण, टिकट बिक्री तथा मार्केटिंग करना

6- समय-समय पर कार्यक्रम की तैयारियों की प्रगति को परखना

कार्यक्रम के दौरान दायित्व (Duties During the Event)

7- कार्यक्रम प्रारंभ हो जाने पर कार्यक्रम के दौरान समस्त व्यवस्थाओं पर नजर रखना (निगरानी अथवा निरीक्षण) 

8- खिलाड़ियों, प्रतिभागियों व दर्शकों की सुरक्षा सुनिश्चित करना।

9- कार्यक्रम के दौरान किसी संभावित अप्रत्याशित दुर्घटना, प्राकृतिक आपदा जैसी आपात स्थिति से निपटने के लिए पूर्ण सतर्कता एवं तैयारी रखना। 

कार्यक्रम पूर्ण हो जाने के बाद दायित्व (Duties After the Event)

10- कार्यक्रम के बाद खिलाड़ियों एवं दर्शकों के आयोजन स्थल से सुरक्षित निकासी सुनिश्चित करना।

11- कार्यक्रम संपन्न हो जाने के उपरान्त कार्यक्रम की व्यवस्थाओं की समीक्षा एवं मूल्यांकन करना।                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

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